Come ripartiremo con gli eventi: un mondo diverso dopo il coronavirus

Negli ultimi quattro anni abbiamo sempre passato la settimana di Pasqua lavorando intensamente per l’organizzazione e la comunicazione dell’evento We Love Football a Bologna.
Proprio in queste ore avremmo dovuto premiare i vincitori della Quinta Edizione del Torneo internazionale di calcio giovanile under 15 sul prestigioso campo dello Stadio Dall’Ara.
Causa Coronavirus, invece, tutto è rimandato a date ignote. E non siamo certamente soli in questo vasto oceano di manifestazioni dal vivo e attività culturali e sportive sospese.
Insieme agli organizzatori di eventi di tutto il mondo, stiamo monitorando la pandemia di COVID-19 mentre evolve. Riconosciamo quanto sia stressante questa situazione e condividiamo le preoccupazioni di chi lavora nel mondo dello spettacolo, della cultura e dello sport.
In un momento in cui il nostro settore è in seria difficoltà, siamo al fianco di tutti voi e di tutte le community di eventi.

Riconosciamo la maggiore necessità di flessibilità in tempi di incertezza e, le difficili decisioni da prendere in questa nuova e sconosciuta realtà mondiale. Molti di noi potranno, nel mentre, intensificare i webinar e i live streaming.

In molte situazioni di dialogo fra relatori o esibizioni artistiche un’alternativa alla cancellazione di un evento è organizzarlo in diretta streaming piuttosto che incontrandosi di persona. Per fare ciò, per prima cosa hai bisogno di cambiare la posizione del tuo evento da un indirizzo fisico ad uno online. Puoi utilizzare piattaforme come Eventbrite e Zoom, GetResponse e Youtube.

Alcuni suggerimenti importanti:

  • Spiega in modo chiaro quando i partecipanti riceveranno un link per partecipare all’evento, i temi trattati e i nomi degli speaker o presentatori.
  • Inserisci le informazioni relative ai requisiti di software e connessione internet, per assicurare un’esperienza senza problemi ai partecipanti.
  • Valuta con attenzione i tipi di biglietto in base al pubblico, se conviene rendere un servizio gratuito in un periodo così particolare, o se offri informazioni che necessitano di un costo minimo. Puoi anche rendere l’evento solo su invito o protetto da password per aggiungere un ulteriore livello di privacy.
  • Aggiungi link digitali con contenuti ai webinar e alle dirette live, ai documenti e alle descrizioni, titoli, e un’immagine di anteprima. Raccogli informazioni sui tuoi utenti. 
  • Ricordati che una volta completata la registrazione al tuo evento, i partecipanti riceveranno quasi sicuramente via mail un link alla tua pagina e dei promemoria qualche ora prima dell’evento.

Eventi virtuali ovunque

Dall’inizio della crisi del Coronavirus, abbiamo visto miliardi di dollari di annullamenti di eventi in tutto il mondo.
C’è una chiara opportunità per eventi virtuali a breve termine e molti organizzatori stanno già sfruttando questa esigenza. L’incapacità, quasi su base globale, di organizzare grandi riunioni sta creando bisogni urgenti e diversi per le persone a connettersi online. Questa nuova realtà con le distanze sociali sta formando miliardi di nuovi utenti su come incontrarsi online.
Lo stock di Zoom è in forte espansione e molte altre soluzioni personalizzate per eventi live virtuali stanno crescendo più velocemente che mai. Questo creerà molte opportunità straordinarie e uniche per gli organizzatori di eventi intelligenti, nonché alcune sfide per coloro che stanno trasmettendo messaggi e aspettative sbagliati a utenti e clienti.

Tutto sembra essere diverso ora. In appena un paio di mesi, ogni singolo organizzatore di eventi (aziende, associazioni o organizzatori a scopo di lucro) è diventato ossessionato da come apprendere nuovi modi di organizzare eventi virtuali e identificare fornitori e partner affidabili.

Gli eventi virtuali potrebbero aiutare o danneggiare in modo significativo gli eventi dal vivo e viceversa.

Se sei intelligente, creativo (e abbastanza coraggioso da assumerti dei rischi) come creatore di eventi, sarai in grado di creare esperienze straordinarie per i tuoi clienti in modo economico e scalabile utilizzando eventi virtuali. La tecnologia non sarà il tuo problema, al contrario, sarà il tuo migliore amico.

La tua sfida e il tuo rischio principali saranno focalizzati su come creare modi per i tuoi clienti (acquirenti e venditori, fan e celebrità, sport, ecc. A seconda del tuo settore) di connettersi tra loro mentre soddisfano o superano le loro aspettative. Gli eventi live potrebbero essere diversi dopo questa crisi, ma non stanno andando via. In realtà, penso che gli eventi live torneranno più forti che mai da quando gli organizzatori di eventi intelligenti creeranno prodotti migliori utilizzando la combinazione di eventi digitali e live come mai prima d’ora. 

Ha scritto nel suo blog Marco Giberti, fondatore e Ceo di Vesuvio Ventures, un imprenditore statunitense con oltre 25 anni di esperienza in diversi settori tra cui media, tecnologia ed eventi.

Il bisogno umano di una connessione faccia a faccia e l’esperienza non sta scomparendo. Come molte generazioni prima della nostra, possiamo sfruttare questa opportunità di apprendimento come un modo per adattarci al cambiamento e costruire una realtà migliore e diversa.

Se e come cambieranno gli eventi live in 3 possibili scenari

Tra le condizioni a cui la pandemia del Covid 19 ci sta obbligando è forte il senso di precarietà rispetto al prossimo futuro. Prevedere cosa accadrà in Italia, e nel mondo, nei prossimi mesi non è cosa semplice, ma ci obbliga soprattutto a credere e ricrederci, anche per quanto riguarda il destino degli eventi dal vivo man mano che si comprende meglio la portata dell’impatto del coronovirus sulla nostra vita sociale, economica e ovviamente sugli aspetti legati alla salute. Eppure gli organizzatori di eventi non smettono di chiederselo: quali sono gli scenari possibili per gli eventi?

Sempre Marco Giberti, in un articolo dal titolo Live Events after Coronavirus, three possibile scenarios,  immagina così tre diversi futuri:

1 – Se il distanziamento sociale sarà la nuova normalità

Possiamo dire addio agli eventi dal vivo come li abbiamo conosciuti fino a ora?

Si tratta dello scenario più estremo, del “non torneremo mai alla normalità”. Ci costringerà a vivere a lungo in isolamento sociale, al punto che si diffonderanno modi nuovi e diversi di fare quello che facevamo in passato, adotteremo nuovi modelli, troveremo nuove soluzioni.

Speriamo si tratti dello scenario più improbabile.

2 – Se non si torna alla normalità fino alla fine del 2021

Se diamo per buono che il vaccino per il Covid-19 sarà disponibile tra 18 mesi o più, possiamo presumere che in questo lasso di tempo assisteremo alla seconda ondata di contagi, probabilmente con modalità e tempi differenti nelle diverse parti del mondo. Gli eventi continueranno a essere penalizzati, e questo renderà azzardato programmare e organizzare eventi sopportando il rischio di cancellazioni o posticipi.

Uno scenario purtroppo plausibile, le cui difficoltà potranno essere superate solo se gli organizzatori saranno pronti a trasformare, in caso di necessità, un evento dal vivo in un evento virtuale.

Una difficoltà, ma forse anche un’occasione per modernizzare il settore degli eventi nei suoi diversi aspetti: il modo di intendere le interazioni tra buyer e supplier negli incontri b2b, ma anche la formazione e il networking o gli eventi ludici, sportivi e i concerti.

3 – Se torniamo alla normalità da metà 2020

Il vaccino arriva e il lock down fa il suo dovere: la vita torna alla normalità. Lo scenario più auspicabile, ma la meeting industry ci perderebbe qualcosa?

Forse la possibilità di imparare dagli errori, l’occasione di fare un balzo nel futuro. Un vero peccato. Perché sicuramente il coronavirus non sarà l’unica sfida che gli organizzatori di eventi sono chiamati a vincere, ce ne saranno altre: disastri naturali, crisi economiche e politiche, o un’altra emergenza sanitaria che imporranno di nuovo agli eventi un cambiamento.

Forse è arrivato il tempo di cambiare il modo di ragionare e di approfittare di questa tragedia per fare i conti con il futuro. Il passaggio dagli eventi digitali a quelli faccia a faccia e viceversa può diventare la nuova norma e la meeting industry lo sta imparando.

In conclusione, quale che sia lo scenario più plausibile, la meeting industry ne uscirà al meglio nel momento in cui coglierà l’opportunità di modernizzarsi in modo da consentire alla tecnologia di migliorare tutto il “customer journey” e ai planner di organizzare ed eventalmente posticipare gli eventi con meno attriti e perdite per tutte le parti coinvolte.

Se avete altri suggerimenti o informazioni interessanti da veicolare scriveteci. #Noirestiamoacasa e ci prepariamo per ripartire.

Oblivion Production sta producendo “999 – l’altra anima del calcio“, un film importante per la “Generazione Fifteen” e per le loro famiglie. Contattaci se vuoi conoscere tutte le possibilità di partecipazione.

Scrivici o chiamaci allo 051-0402349.

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